Système de réunion électronique - Electronic meeting system
Un système de réunion électronique ( EMS ) est un type de logiciel informatique qui facilite la résolution créative de problèmes et la prise de décision de groupes au sein ou entre les organisations. Le terme a été inventé par Alan R. Dennis et al. en 1988. Le terme est synonyme de systèmes de soutien de groupe (GSS) et essentiellement synonyme de systèmes de soutien de décision de groupe (GDSS). Les systèmes de réunion électroniques forment une classe d'applications pour le travail coopératif assisté par ordinateur .
Principalement grâce à l'anonymisation (facultative) et à la parallélisation des entrées, les systèmes de réunion électroniques surmontent de nombreuses caractéristiques délétères et inhibitrices du travail de groupe.
Semblable à une conférence Web , un hôte invite les participants à une réunion électronique par courrier électronique. Une fois connectés à la session, les participants à la réunion participent principalement via leur clavier, en tapant les réponses aux questions et aux invites de l'hôte de la réunion.
Délimitation
Les systèmes de réunion électroniques doivent être distingués d'une part des collecticiels classiques , d'autre part des systèmes de conférence Web . En réalité, il existe un certain chevauchement entre les caractéristiques mineures des produits des catégories nommées.
La principale différence avec le groupware est l'intensité de la collaboration. Selon la classification de Lubich, le groupware soutient la collaboration au sein de groupes où les contributions individuelles restent identifiables. En revanche, les EMS permettent au groupe de produire en coopération un résultat dont le groupe est responsable dans son ensemble. Dans un processus métier, le groupware et les systèmes de réunion électroniques se complètent: le groupware assiste les équipes lors de la recherche et de la création de documents en amont d'une session EMS ou lors de la mise en œuvre des résultats d'une telle session.
Les systèmes de conférence Web et les systèmes de réunion électroniques se complètent dans la réunion ou l'atelier en ligne: EMS étend le système de conférence Web en fournissant des outils interactifs pour produire et documenter les résultats du groupe. D'autre part, les systèmes de conférence Web complètent EMS avec les fonctionnalités de partage d'écran et de conférence vocale requises dans les réunions en ligne synchrones et non présentes dans EMS.
Histoire
Les débuts
Nunamaker et coll. citons le projet CASE PSL / PSA du milieu des années 60 comme les débuts de la technologie EMS. Les premiers systèmes reconnaissables comme EMS du point de vue actuel se sont développés au début des années 80 sous forme de projets universitaires et de recherche. (1) À l'Université de l'Arizona, un prototype appelé Plexsys a été développé sur la base du projet PSL / PSA. (2) À l'Université du Minnesota, un système appelé SAMM (Software Aided Meeting Management) a été créé. (3) Chez Xerox PARC, Colab a été développé. (4) Des chercheurs de l'Université du Michigan ont développé des outils EMS basés sur MAC.
Les efforts différaient dans leurs objectifs: alors que le travail chez Xerox PARC était axé sur de petits groupes coopérants de 2 à 6 personnes, le travail à l'Université de l'Arizona était axé sur des groupes de 16 à 24 personnes.
La fin des années 80 a vu les débuts d'un marché commercial pour les EMS. En 1989, l'Université de l'Arizona a fondé Ventana Corporation pour transférer la technologie Plexsys du laboratoire au lieu de travail. En 1992, Xerox PARC a créé Live Works Inc qui a développé le produit LiveBoard basé sur le projet Colab.
Les années 1990: les premiers systèmes basés sur LAN
Group Systems, qui a été développé par la Ventana Corporation, est généralement reconnu pour être l'ancêtre des EMS modernes. Les systèmes de groupe ont fourni les fonctionnalités standard des EMS modernes telles que le brainstorming et la catégorisation, les votes et les discussions dans le contexte d'un agenda chronologique. Les contributions peuvent être saisies en parallèle et de manière anonyme. Les résultats d'une étape du processus de réunion, par exemple, un brainstorming, pourraient être copiés dans un outil de suivi, par exemple un vote.
Le produit était basé sur des clients fonctionnant sur des machines Microsoft Windows qui accédaient à un serveur exécutant une base de données Paradox via un lecteur mappé sur le réseau local (LAN). La limitation des réunions locales («au même endroit»), les exigences importantes en matière d'infrastructure et la complexité du contrôle du logiciel ont empêché une adoption généralisée. Par conséquent, Group Systems a été développé en tant qu'outil destiné aux experts facilitateurs de réunions assistées par ordinateur. Ces réunions se sont souvent déroulées dans des salles de conférence équipées d'ordinateurs personnalisés ou par des bureaux de conseil spécialisés avec un kit dédié.
À la fin des années 1990 et au début des années 2000, d'autres EMS tels que le Dutch Inteam ou l'American Meetingworks ont vu le jour. En tant que systèmes client-serveur basés sur LAN, ils partageaient les limites de ces systèmes. En revanche, easy.com a adopté le HTML souffrant des (alors) sévères limitations fonctionnelles de cette technologie au profit du travail sur Internet.
des applications Web
Depuis 2005, le développement d'EMS s'est concentré sur les systèmes basés sur un navigateur et sur des interfaces graphiques faciles à utiliser. Le prototype de cette génération d'EMS est le produit Thinktank qui est basé sur Group Systems, le plus récent MeetingSphere, le brainstorming électronique anonyme axé Monsoon et le HTML pur encore une autre réunion Tous ces produits offrent la fonctionnalité d'un EMS sur Internet, cependant, ils diffèrent quant à leur objectif et leur profondeur fonctionnelle: MeetingSphere et Spilter sont très complets, fonctionnels, conviviaux et professionnels. ThinkTank fournit et étend des fonctionnalités riches en vue d'ateliers animés par des professionnels. yaM et d'autres options purement HTML positionnent leurs produits comme des kits d'outils intégrés pour les réunions et ateliers en ligne quotidiens ainsi que le travail asynchrone d'équipes virtuelles.
Le produit nextModerator joue un rôle particulier parmi les EMS, qui fournit des outils interactifs à de très grands groupes réunis en un seul endroit pour un événement spécial.
Sur le territoire des pays post-soviétiques et de l'Europe occidentale, un rôle important dans la vulgarisation et le développement des SGE ces dernières années a joué sur des systèmes développés localement comme SW 6000 , PATENTEM, GlavCom etc.
Fonctionnalité standard
Un système de réunion électronique est une suite d'outils logiciels collaboratifs configurables qui peuvent être utilisés pour créer des modèles de collaboration prévisibles et reproductibles entre les personnes travaillant à la réalisation d'un objectif. Avec un système de réunion électronique, chaque utilisateur a généralement son propre ordinateur, et chaque utilisateur peut contribuer au même objet partagé (session) en même temps. Ainsi, personne n'a besoin d'attendre un tour pour parler et les gens n'oublient pas ce qu'ils veulent dire en attendant la parole. Lorsqu'un groupe ou l'hôte d'un groupe le juge approprié, les gens peuvent contribuer de manière anonyme à la plupart des outils des systèmes de réunion électroniques: cela permet au groupe de se concentrer sur le contenu des idées plutôt que sur leurs sources.
La plupart des EMS fournissent les fonctionnalités standard décrites ci-dessous, mais diffèrent considérablement dans la manipulation et la profondeur fonctionnelle de ces outils. En outre, ils diffèrent par l'ensemble des outils supplémentaires qu'ils fournissent et par la façon dont ils sont administrés ou intégrés dans un environnement informatique d'entreprise. Ils diffèrent également par le degré d'interopérabilité avec les systèmes de conférence Web pour le partage d'écran et la conférence vocale.
Brainstorming et catégorisation
Dans un brainstorming électronique, le groupe crée une liste partagée d'idées. Contrairement aux méthodes de brainstorming ou d'écriture cérébrale sur papier , les contributions sont directement saisies par les participants et immédiatement visibles par tous, généralement sous un format anonyme. En surmontant les barrières sociales grâce à l'anonymat et aux limitations de processus avec des entrées parallèles, plus d'idées sont générées et partagées avec moins de conformité que dans une session de brainstorming ou d'écriture cérébrale traditionnelle. Les avantages du brainstorming électronique augmentent avec la taille du groupe.
Dans de nombreux cas, à la suite d'une séance de brainstorming ou de la collecte de contributions, les idées doivent être catégorisées. Pour cela, dans le système EMS moderne, les participants font glisser les contributions de la liste partagée vers des dossiers de catégories ou des compartiments.
Discussion
Les outils de discussion dans EMS ressemblent à une discussion structurée qui peut être menée sur des sujets distincts en parallèle, souvent basée sur une tâche ou une question de niveau supérieur. La parallélisation se produit à plusieurs niveaux: (1) Au niveau de plusieurs sujets qui sont présentés pour discussion en même temps. Les participants sont libres de contribuer à certains sujets tout en analysant simplement d'autres. (2) De plus, la parallélisation se produit au niveau des contributions que les participants peuvent entrer indépendamment les uns des autres. Les discussions sont menées de manière anonyme ou nommées. Dans la plupart des groupes EMS, l'identité est également disponible (par exemple, "service marketing").
Par rapport à une discussion orale, une discussion électronique permet un échange d'arguments beaucoup plus intensif en moins de temps. Avec l'anonymat, les conflits interpersonnels sont minimisés, la pression des pairs réduite. Dans de nombreux cas, une discussion électronique parallèle permet d'explorer des sujets qui auraient été contournés dans des contextes traditionnels par manque de temps.
Voter
Les EMS sophistiqués fournissent une gamme de méthodes de vote telles que l'échelle numérique, l'ordre de classement, le budget ou la sélection multiple. Dans les systèmes plus avancés, une liste de vote peut être soumise à plusieurs votes sur plusieurs critères avec différentes méthodes de vote pour l'analyse d'utilité ou d'impact. Les résultats sont disponibles en temps réel, généralement sous forme de tableaux et de graphiques.
Les autres fonctionnalités incluent l'intégration avec les médias sociaux ainsi qu'un système de questions-réponses.
Contrairement aux méthodes de vote disponibles dans les ateliers traditionnels tels que lever la main ou placer des notes autocollantes sur un tableau blanc, les votes électroniques sont anonymes et permettent une évaluation plus différenciée des idées, des opinions ou des faits. Certains EMS prévoient le vote avec une identité de groupe pour une meilleure compréhension de la structure du consensus ou de la dissidence.
Ordre du jour
Le SME moderne organise le processus d'une réunion en un ordre du jour qui structure les activités d'une réunion ou d'un atelier par thème, chronologie et utilisation d'un outil de support. A partir de l'ordre du jour, l'hôte (facilitateur) de la réunion invite («démarre») les participants à contribuer aux différentes activités. Dans certains EMS, les agendas peuvent être copiés à partir d'une réunion existante ou de modèles de réunion.
Minutes automatiques
Les résultats d'une réunion basée sur EMS existent sous forme de contenu dans une base de données. Le contenu peut être exporté vers un fichier, livré à un système d'enregistrement externe intégré ou simplement imprimé. Le formatage et les formats de fichiers disponibles diffèrent considérablement entre les EMS, avec des options couramment disponibles, notamment les formats HTML, Markdown et de document Office.
Réunions synchrones et asynchrones
Les EMS modernes prennent en charge les réunions synchrones (les participants se réunissent en même temps) et asynchrones (les participants contribuent à des moments différents).
Les réunions synchrones permettent une interaction immédiate et spontanée entre les participants. Les réunions asynchrones augmentent la disponibilité des participants en ne fixant pas plus d'un délai dans lequel les participants sont libres de contribuer à leur rythme. Les réunions asynchrones sont une bonne option lorsqu'une entrée réfléchie est requise plutôt qu'une interaction spontanée instantanée.
Techniquement, les réunions synchrones et asynchrones diffèrent selon le temps pendant lequel les outils sont disponibles pour les participants. Dans une réunion synchrone typique, tous les participants sont actifs dans une activité partagée. Pour cela, les réunions synchrones nécessitent généralement une prise en charge par une conférence vocale pour une interaction orale au sein du groupe et un partage d'écran par conférence Web pour la présentation de contenu non EMS.
En revanche, les sessions asynchrones impliquent souvent plusieurs activités de contribution. La réunion réelle et l'interaction directe entre deux ou plusieurs participants à une activité particulière sont une coïncidence. Les sessions asynchrones sont souvent utilisées pour recueillir des commentaires ou des contributions. Les sessions asynchrones peuvent être menées indépendamment des réunions synchrones ou à l'approche de ces réunions ou à la suite, par exemple pour discuter de questions non résolues lors de la réunion.
Les EMS diffèrent considérablement dans la manière et dans la mesure où ils prennent en charge les réunions asynchrones. Les différences incluent la durée des réunions asynchrones (24 heures / jours / semaines), la prise en charge de la planification et de la publication de réunions asynchrones (ordre du jour, invitations) et le modèle de licence (forfaitaire, pay-per-use, réunions simultanées, utilisateurs simultanés, etc.).
Avantages
Les systèmes de réunion électroniques ont été conçus pour améliorer l'efficacité, l'efficience et la satisfaction du groupe. Les groupes en face à face peuvent souffrir d'un certain nombre de pertes de processus, notamment:
- domination de la conversation par un ou plusieurs membres
- les personnes qui refusent de faire des commentaires par crainte de critiques ou d'évaluation négative
- les membres ne participent pas parce qu'ils estiment que leur contribution n'est pas requise
- pression pour se conformer aux membres supérieurs du groupe
Par conséquent, les avantages des réunions soutenues par EMS par rapport aux réunions et ateliers traditionnels en face à face sont:
- une plus grande ouverture et moins de préjugés personnels grâce à l'anonymat
- Capacité en tout lieu (en ligne) qui évite le temps et les coûts de déplacement
- augmentation de la disponibilité des participants (n'importe où, n'importe quand).
- interactivité et participation accrues par parallélisation
- analyse plus sophistiquée par vote et analyse en temps réel
- moins d'efforts de préparation grâce à l'utilisation de modèles de réunion
- processus de réunion et d'atelier reproductible via des modèles de réunion
- documentation automatique, complète et neutre
Désavantages
La majorité des inconvénients de l'EMS par rapport aux conférences ou ateliers traditionnels ont été surmontés par le progrès technologique ou par l'adaptation d'EMS à des groupes cibles particuliers et à leurs cas d'utilisation dominants:
- les exigences d'infrastructure autrefois élevées ont été réduites à un accès Internet et à un navigateur Web
- les exigences autrefois élevées imposées aux facilitateurs ont été considérablement réduites dans les systèmes conçus pour prendre en charge une utilisation quotidienne par l'utilisateur non expert
- les barrières culturelles traditionnelles à l'utilisation de la technologie dans les réunions ont été surmontées grâce à la familiarisation générale des utilisateurs avec les conférences téléphoniques et Web.
Les inconvénients restants résultent principalement de la répartition physique des participants lors de la réunion en ligne. Les vidéoconférences ne peuvent compenser qu'en partie le fait de ne pas se rencontrer en personne.